知识工作在技能型职业中是独一无二的,因为我们缺乏系统改进的文化。

从木匠到焊工,从护士到飞行员,其他技术行业已经存在了很长时间,而且具有可重复性,因此最佳实践得到了广泛的理解。

如何装门框,如何焊接焊缝,如何准备静脉注射,如何准备着陆——这些任务并不神秘。其他职业也随着时间的推移发展培训,教每个新手如何掌握它们。

但大多数知识型员工的情况并非如此。我们很少接受如何“做”知识工作的宝贵培训。在大学里没有关于如何分类你的电子邮件收件箱,管理你的日程安排,或组织你的电脑文件的课程。当我们进入职场时,情况并没有得到改善:大多数雇主都不会教我们如何制定目标、记录我们的知识,或者让我们最常见的任务自动化。

我们在教育上花费了数万美元,加上数千小时的专业技能学习。然而,花在掌握最基本技能上的时间和精力是如此之少:如何管理我们的工作。

要培养一种系统改进的文化,仅仅有内在的纪律是不够的。我们还需要遵循纪律——一套原则和行为体系——有效地引导我们的能量、思想和情感。一个系统,它为我们每天交互的不断变化的信息流添加了一些结构。

与我们所寻找的最接近的相似之处之一可以在米塞恩广场,这是世界各地商业厨房厨师所推崇的烹饪传统。

和我们一样,厨师们也只有这么多精力和工作记忆可供支配。厨师们使用mise en place(一种体现在一系列实用技术中的哲学和思维方式)作为“外部大脑”,这给他们提供了一种解决问题的方法外化他们的思想融入到他们的环境中,并自动完成烹饪的重复部分,这样他们就可以完全专注于创造性的部分。

最近,我深入研究了mise en place的工作原理,这在一本叫做干净利落地工作(原名)一切顺其自然),查纳斯(一)最新版本是可在软封面,精装,和音频书格式仅)。

在这篇文章中,我将总结我认为是最重要的教训,我们可以立即投入使用的知识密集型工作的今天。

这里是什么地方?

Miseen place出生于1859年,当时一个名叫George Auguste Escoffier的13岁男孩开始在他叔叔位于法国南部尼斯的餐馆工作。

1935年,埃斯科菲尔去世,享年99岁,他将法国美食转变为全球标准,并将厨师的工作从体力劳动提升到接近艺术的水平。

埃斯科菲尔的主要影响之一是他在军队的时间,这反映在他为厨房创造了严格定义的角色:厨房主厨是指挥官;在他下面是他的副手副厨师长; 下面是各种各样的宴会厨师他负责各个电台,包括花园经理(餐具室),(炉灶烹饪),(酱汁),patissier(甜点),rotisseur(烤肉或烤肉),poissionnier(鱼),和friturier(弗莱尔)。

这些职位构成了相当于一个大批量生产流水线的烹饪。每种配料、工具和菜肴都按照精确的计划流动。这项计划至今仍在控制着世界各地餐馆的厨房运作方式。

Mise en place是将厨师所需的所有工具集中在一起,准备好立即使用,以便它们能够快速、一致和可持续地执行。它是一个多方面的系统,包括:

  1. 一个哲学–厨师的信仰
  2. 一个卓越标准——厨师所坚持的
  3. 一个安排的成分-厨师如何设置他们的环境
  4. 实践的烹饪–厨师如何烹饪
  5. 一个心态–厨师如何思考

所有这些方面都可以归结为两个字:干干净净。干净如有效率。干净如优雅。直接清洁。清洁如无摩擦。干净如简单。干净的,干净的。干净的,干净的。干净利落。

这个地方能教我们什么?

今天,知识工作的广阔领域与1859年的烹饪工艺相似。

我们的劳动很困难,但被低估了。我们花了太多时间思考如何完成事情,而不是去做。我们对待每一个新的任务和项目,就好像它是一张完全空白的石板,需要一种全新的方法。

我们作为知识型员工的职业生涯开始变得越来越像厨师——非线性、流动性强、以工作为基础,要求与不断变化的合作者群体进行灵活的合作。

同样,我们也不得不面对大量的任务,在不确定的条件下,在紧迫的期限内,使用并非总是为任务而构建的工具和资源。我们也会收到源源不断的输入和请求,处理它们的时间太少,并且面临许多需要同时关注的需求。

最后,我们还必须以极高的质量标准向大量客户和其他利益相关者提供切实的产出。我们是时候建立一个大规模生产高质量知识工作的工作体系了,就像厨师们依赖于当地的食物一样。

mise en place为我们提供了6种做法:

  1. 顺序
  2. 占位符
  3. 沉浸感vs过程时间
  4. 整理心态
  5. 小而精确的动作
  6. 安排

在某个时间点“组织好”并为每件事找到“合适的地方”是不够的。我们需要一个动态的、灵活的系统,让我们能够不断地获取我们需要的东西,而不会让我们的环境(和思想)陷入混乱。

这些做法形成了一个完整的体系——不仅是为了保持清洁,而且是为了保护环境工作清洁。

清洁工作的6个实践

1–序列

在厨房里,顺序就是一切。

食品的生物化学现实需要它:如果肉被冷冻,就不能放在砧板上;除非煮熟,否则面食不会吸收酱汁;大蒜要切碎才能加进去。

在知识工作中,序列的重要性并不总是那么明确。你先发邮件还是先写报告真的很重要吗?我们经常感觉我们应该立刻做所有的事情。

但是想想看,我们一次不能只做一件事。时间的流动是线性的,这意味着在某个时刻,即使是我们最复杂的思考和计划也必须被提炼成一个简单的、线性的待办事项清单:先发生什么,后发生什么,然后发生什么。

一旦我们意识到顺序的重要性,很明显,并不是所有的时刻都是平等的:第一个任务比后面的任务更重要。在厨房里,开始加热平底锅或开始解冻鸡肉所需的几秒钟对整个时间表的影响最大,因为这些步骤无法加快。他们花的时间和他们花的时间一样多。

同样,在知识工作中,首要任务是最重要的。你早晨的第一个行动将决定你一整天的方向。当你开始一天的工作时所做的第一件事将为接下来的每件事定下基调。即使只有一个小时的工作时间,你一开始脑子里的想法也会影响到你做出的其他决定。

现在的价值比未来大得无法估量。因为你现在采取的行动有更多的时间来传播它们的影响。现在花一分钟可以为你明天节省几个小时。与等到下周相比,今天花一个小时可以节省一整天的时间。

列一张待办事项清单是值得的,但这并不是因为你能准确地预测你一整天的工作情况。这并不是因为你确定你会得到它的一切。你做一个待办事项列表来决定你要做的一系列动作是如何开始的。

2 -占位符

对于厨师来说,每个物理对象都是占位符。

厨师的第一个动作通常是把锅放在炉子上开始加热。那个平底锅不只是平底锅。它也是一个占位符,提醒他一道菜正在制作中。油的嘶嘶声是下一步的警钟。

这样的操作称为“第一步”,当多个请求同时到达时,它们变得特别重要。如果一个厨师同时被要求做三件事,她该怎么做?她什么都写不下来,也不敢依靠自己的记忆。

厨师将这些提醒具体化到她的环境中——比如,放一个锅预热,在砧板上放一束欧芹,或者拿出一个沙司锅。这些物理项目中的每一项都代表了她需要采取的一系列行动的起点。她只需快速环顾四周,就能回忆起所有这些。

作为知识工作者,我们的处境更为严峻。在任何给定的时间,我们可能会收到十倍以上的请求,我们甚至可以考虑。他们是24/7流在几十个通信渠道。

因此,我们的第一步更为重要。每次我们捕获一个“开环”或保存一个数字便笺时,我们都会在我们的环境中放置工件作为提醒。既然我们的大部分工作都是数字化的,那么这些人工制品也是数字化的也是有意义的。

正如我在书中解释的那样一触即归,我们可以使用一小部分免费的数字工具,包括任务管理器、数字笔记应用程序、以后阅读应用程序和在线日历,来创建一个“记住”所有需要做的事情的环境。

每一个输入——无论是来自一封新邮件还是你头脑中的一个自发想法——都应该立即触发一个“第一步”,包括在日历中添加一个约会、在任务管理器中捕获一个开放循环、创建一个数字便笺或保存一个项目以供以后阅读。这些物品中的每一个都是你想要采取的行动的提醒,它们都被保存在你大脑之外一个值得信任的地方。

3–沉浸式与处理时间

厨师最大的限制是时间。他们可以储存和准备任何数量的调味品和配料,但时间总是以同样的速度流动,从不改变速度。

但并不是所有的时间都是平等的。对于厨师来说,两种不同的时间有着重要的区别:“沉浸式”时间和“过程式”时间。

沉浸式时间包括需要厨师全身心投入的任务。搅拌、炒、切碎、调味——这些工作都需要时间,无论现在完成还是稍后完成。

过程时间包括不需要厨师直接关注就可以完成的任务。烧烤、加热、腌制、煮沸——这些都是必须由人来开始的过程,但即使厨师把注意力转移到其他地方,这些过程也会继续发生。

与沉浸式时间不同,过程时间对时间高度敏感什么时候开始了。如果我现在不开始煮米饭,等我需要米饭时再开始煮,我可能要坐在那里等15分钟,等米饭吃完。现在开始煮米饭的一分钟抵得上15分钟,因为米饭要用这段时间来完成。

在知识工作中,我们几乎没有意识到沉浸式时间和过程时间的区别。实际上,我们往往高估沉浸式的时间(有时称为“深度工作”),因为那是我们感觉自己在做最好、最重要的工作的时候。

但实际上是过程时间为我们提供了最大的杠杆作用。因为我们为启动过程时间而采取的小行动会释放他人为我们所做的努力。

如果我现在不花20分钟来训练一个同事如何完成一项任务,而是在下周训练他们,那就是他们可以用整整一周的时间代表我完成这项任务。如果我现在不给直接下属发邮件来安排下一个项目的报到时间,等到下个月,那就是他们花了整整一个月的时间去思考和准备。

这些似乎不是特别重要的行动。它们只需要几秒钟或几分钟。然而,当你考虑更大的网络潜力时,你是你的友谊、你的团队、你的组织、你的社区的一部分——杠杆的能力。他们的能力总是远远超过你自己所能完成的。

对于待办事项列表上的项目来说,最重要的区别莫过于哪些任务需要沉浸式时间,哪些任务需要过程时间。训练自己区分它们对于能够始终如一地采取第一步行动至关重要,因为流程工作在早期发生时最有效。

4–整理心态

在烹饪中,一个完成99%的菜是零价值的。

厨师们并没有获得部分荣誉——要么这道菜吃完了,热腾腾的,送到饥饿的顾客手中,要么一文不值,扔进了垃圾桶。

因为这个残酷的现实,厨师们必须采取“完美无缺的心态”,他们厌恶不完整的东西。他们不会开始他们不能完成的事情。当他们开始做一道菜的时候,厨师决心把它看完,因为他们知道,如果不这样做,所有的努力都将一文不值。

另一方面,一旦厨师完成了一个盘子,一个巨大的价值是立即解锁。不仅仅是因为顾客现在有了他们的食物。完成动作能让头脑清醒——完成的盘子不需要持续的注意力或记忆。相反,当未完成的任务被允许累积时,它们会扰乱你的思维,甚至使你专注的任务也难以完成。

同样的情况也适用于知识工作。当有新的信息可用时,启动和停止任务似乎是无害的。但每次我们这么做都有一个隐藏的成本。必须对未完成的任务进行管理、跟踪和更新。它会占用你待办事项清单、电脑或书桌上的空间,最重要的是,会占用你潜意识里的空间。

这些小小的摩擦,加上每一项未完成的任务,日积月累,最终会成为压倒一切的负担,让你的进程停滞不前。实际上,你可以用你所有的带宽来记住和跟踪所有未完成的任务,没有留下任何时间来完成它们。你得拼命跑才能站着不动。

要采取完成的心态,每次你开始一个项目时都要问自己:“我将如何以及何时完成这个项目?”这是关于专注于最终的可交付成果,并不断跟踪你将交付给的人的期望。它是关于制定一个计划,不仅仅是为了开始,而是为了结束。同样,飞行员不仅有起飞的计划,而且有着陆的计划。

当然,你不可能总是完成你开始的事情。知识工作本质上是不可预测的。有时候,一个简短的电话变成了一个小时的深入讨论,让你一整天都无所事事。或者一段代码,你正在创建一个气球到一个所有消费疑难解答会话。

即使在这些情况下,我们仍然可以遵循一个完成的心态。不要放弃一个任务而转向另一个任务,多花几秒钟时间把你正在做的工作联系起来,以便以后检索。在任务管理器中捕获一个开环,或者阅读时突出显示这样你就知道你到底从哪里停下来了。

你应该不惜一切代价避免的是“孤立的任务”。这些任务继续占据精神和身体的空间,因为它们没有以最简单的形式被捆绑起来,以便以后继续。

5–小而精确的动作

你可能会认为,为了源源不断地提供成品盘子,厨师必须尽可能快地移动。但这并不完全正确。更准确的说法是,它们以“小而精确的动作”移动

因为每个动作都很小,不需要太多时间。因为它是精确的,它完全达到了预期的效果,而不会浪费不必要的时间或精力。小动作可以快速重复,这有助于身体记忆肌肉运动,并将其中许多变成自动习惯。重复的动作可以被标准化和测量,从而进一步提高效率。

一旦每一个小的,精确的动作都被掌握和习惯了,它们就可以重新组合成一条美味的高速流水线。厨师最终学会了快速工作,但不是因为他们为了自己的利益而努力快速工作。速度来自于他们工作流程中每一步的累积效率。

作为知识工作者,我们知道将我们的项目分解成更小的部分以使其更可行是多么重要。但人们不太欣赏的是,打破我们每天重复的习惯性行为

例如,“查看邮件”对大多数人来说是一个模糊、笨拙、不精确的动作,因此是缓慢而笨拙的动作。同样的方法不会重复,这意味着没有形成习惯,没有效率,我们也不会随着时间的推移而真正改善。尽管我们可能已经花了数百个小时来查看电子邮件。

相反,我们应该把我们最常采取的行动分解成它们的组成部分,比如在我的行动清单中每周做一次回顾为我正在读的书做总结. 我遵循的是一个过程,而不是把它留给偶然的机会变得更好更快(会员专用文章)每次我用它。一旦我知道了必要的步骤,我也可以外包或使其自动化

在现代经济中,我们被告知速度与质量是对立的。卓越应该需要长期、缓慢、深思熟虑的思考。但对于厨师来说,速度是品质的重要组成部分。一道本来完美的菜,晚了5分钟就不完美了。

在我们交付之前,没有创造价值,没有吸取教训,没有收到反馈,也没有实现改进。因此,能够压缩时间和更快地交付是反馈循环的重要组成部分,从而带来真正的质量。

6–布置

厨师必须利用的外部智能的主要来源是物理空间。

通常你可能不认为物理空间是“智能的”,但空间可以记住事物,提醒你事物,并跟踪事物的完成。能够利用空间是很强大的,因为不同于在你的头脑中保持一个想法,保持在柜台上的项目不消耗能源。这是“自由”的智慧,我们人类是独一无二的装备,以利用。

厨师会安排她的工作空间来反映食物的流动。未加工的原料从砧板的左侧进入,切割发生在中间,加工的原料向右移动。每次使用后,刀子和毛巾都要放回指定的地方。

这种对配料和工具的“分区”需要每天保持不变,这样厨师才能内化所有东西的位置和移动方式。工作空间变得像厨师思维的延伸,所以她可以直接和自然地伸手去拿勺子或刀,就像她伸手去拿脑子里的想法一样。

作为知识工作者,我们的工作环境一直在变化。这甚至被吹捧为远程工作的一个主要好处——我们可以在任何地点、任何时间进行工作。但也有一个隐藏的缺点:我们没有机会内化我们的工作空间,也没有机会掌握我们所移动的空间。

但从另一个意义上说,我们的工作环境是极其稳定的:它发生在我们的电脑上,这可以被认为是一个虚拟的暂存区,从我们的屏幕边缘延伸到我们的移动设备、平板电脑、智能手表,甚至其他人的屏幕。

由我们来策划、设计和安排我们的虚拟工作空间,以提供我们的工作所固有缺乏的可预测性。这可以简单到:

  • 创建一个“开始”和“结束”的例行程序来开始和结束你的一天
  • 采用数字笔记应用程序作为你的主要生产力工具(我称之为第二大脑),所以你总是有你所有的内容与你
  • 为每个最重要的项目创建专用的工作区(例如我的PARA方法
  • 用“”来结束每一天或每一周桌面零点,“关闭所有浏览器选项卡(保存到稍后阅读应用程序),并关闭你的电脑(这与厨师们一直想要保持的中立立场或“零点”平行)。

每一个常规都会围绕着你想要在生活中保护和提升的思想状态,创造出时间、空间或意图的界限。界限告诉你应该关注什么,同样重要的是,你应该忽略什么。

工作中的诚实

米塞恩广场的核心是对时间和空间的限制坚定不移的诚实。

厨师在剃刀的边缘工作,在速度和质量之间不稳定地平衡。他们一犯错就会收到即时反馈。他们不能给自己讲一些故事,比如“项目已步入正轨”、“我在等别人”、“我很快就到了”等,工作是波浪式的,只有时间驾驭这些波浪,而不是解释或分析它们的含义。

为了在这种情况下取得成功,厨师需要培养一种能力,这也是我们作为知识工作者的目标:集中注意力,同时了解全局.厨师的精神是全面利用:利用动物的每一部分、每一分钟、每一层意识追求卓越。

感谢Sashi Sabaratnam McEntee、Vishnu Agnihotri和Noorsimar Singh对本文的建议和反馈。


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